谈谈机关公文格式规范化的要求

¡一、联合行文的机关。不是任何机关间都可以联合行文，联合行文的机关必须是同级的。具体说，联合行文的机关应该是：(1)平行同级人民政府；(2)各平行部门；(3)各级人民政府和上级政府有关部门。级别低的机关与级别高的机关，是不能联合行文的，这是必须坚持的一个原则。 ¡        二、联合行文的范围。根据机关的职权范围和工作需要来行文。联合行文中涉及到的问题，必须是在发文各机关职权共同负责的范围内，而且这些问题确需发文各机关共同办理方能解决好。如果不是这样，则不需要联合发文。 ¡        联合发文的情况：(1)某一方面的工作涉及到不同机关的权限范围，需要这些机关共同制定措施，研究解决办法，做出的有关决定，并需要通过文件(主要是指示、决定、通知)将这些措施、办法、决定发布下去，以便各机关所属部门或单位共同贯彻执行，这时可以联合向各所属部门或单位行文。(2)平行机关分管某一方面的工作，有时需要共同向同一上级机关汇报这方面的工作情况，汇报改进工作的意见，或者汇报对工作中某一具体问题的解决意见，可以通过文件(主要是报告)联合向上级行文。(3)某一方面的工作涉及到不同机关的内部事务，在工作中各方需要共同兴办某些事业，或者需要改变原先的政策、做法，改变上级机关不适应当前实际情况的某些规定，需要共同请求上级机关或有关上级主管部门批准，可以联合发文(主要是请示)。 ¡三、联合发文的格式与制作。联合行文，一般应该制作统一的联合文件头，如不用联合的文件头，应用一个统一的发文标题。所谓统一的联合文件头，就是将联合发文的机关全称并列地写在文件头处，主办机关排在前面。统一的标题，就是在标题中要明确写明联合发文的各机关全称，主办机关排在前面。文件的发文字号，应只写主办机关的文号，不必一一编列各协办机关的文号。落款处要将几个机关的全称按文件头或标题中的顺序全部写上。并分别盖上公章。而同一级党政机关或其办公部门联合行文，可只用党委或党办文件头和文号，但文件的标题、落款均要以党政组织(或办公室)的各自名称。几个平行机关联合向上级机关或下级机关行文时，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便共同办理或贯彻。向同一上级机关行文，主送机关只能有一个。　 ¡       四、联合发文要搞好会签。主办机关在拟稿前，一般要主动与协办机关共同协商。主办机关拟完文稿并经核稿后，需经各方领导同志签署意见并签字。如果在会签中，协办机关提出修改或补充意见，经各方同意后，主办机关应按会签中提出的意见对文稿进行修改，最后再交领导同志审签。
  ¡       “请示”和“批复”一般不会混用，而相近的文种，如“决定”和“决议”等，则很容易混淆。怎样区别这类容易混淆的文种呢？如讲到“报告”和“请示”的区别时，往往从“行文的目的”、“行文的内容”、“行文的时间”等诸多方面进行分析。其实，这两个文种的主要区别是“行文目的”不同。“请示”要求上级批复，而“报告”不要求上级批复，抓住这一点，一刀切下去，两者就泾渭分明了。因为，这两个文种，“行文的目的不同”是主要的矛盾，其“行文内容不同”和“行文时间不同”在很大程度上是由“行文的目的不同”所决定的。 ¡        从“行文的时间”来看，是事前行文，与“请示”的要求是一致的。从“行文的内容”来看，其把试点的情况、存在的问题作为“请示批准的事项和理由”，如把关于建立指导委员会的建议作为“请求批准的意见和建议”，这与“请示”的内容结构也对得上。但从最后的要求来看，它要求上级批转，却象是“呈转性报告”。其究竟是“请示”还是“报告”呢？如果从行文的内容和行文的时间来分析，很难讲清楚，而从“行文的目的”来判别，则不难解决。我们可以问：“这份公文要求不要求批复？”答曰：“不要求批复，但要求批转”。那好，不要求批复，就不能用“请示”，至于要求批转，那是“呈转性报告”的功能。很显然，这份公文若要求批转，那么它的文种是选择错了，它应选择的文种是“呈转性报告”而不是“请示”。
  ¡        “通知”与“通告”有区别，不能混同。通知用于“传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者需要知道的事项，批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文”，用途比较广泛，对象比较确定；而“通告”只用“在一定的范围内，对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项。”因此，公安局发布交通管制、税务局发布税务登记、市政府禁止随地吐痰等，就用通告；上级机关对下级机关布置工作，传达领导机关指示，通知需要知道的事项等，就用“通知”。通知有关人员出席会议，就发“会议通知”。目前，在使用“通知”或“通告”上，混乱的情况是较多的，应该引起注意。工厂迁移厂址或两个厂家合并，宜用“启事”，不宜用“通知”或“通告”。另外，如解除婚约，遗失支票，举行校庆等，可以用“启事”，不可用“通知”或“通告”。“启事”具有公开信的性质，凡企事业单位或个人要发表本企事业或本人的事，应用“启事”。 ¡      “通报”、“通知”和“函”。我们可以抓住“通报”的功能是“只起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况作用”这个特点，把它和“通知”、“函”分开。而后区别“通知”和“函”，则同样抓住其功能不同进行分析，即“是否要求贯彻执行或周知，并具有一定的约束力”，是，则考虑用“通知”；不是，可考虑用“函”。　 ¡对于公文的附件，必要时得在公文正件中作出说明，这种说明是在正文之后，机关名称之前作恰当的标注。如何标注，即以怎样的方式标注，是公文格式上的一个问题。公文格式是公文规范化的主要标志之一，不允许花样翻新、各行其是，以确保公文的准确、严肃，有效和得到及时处理。实际情形却不尽如人意。尽管“附件如文”、“附件如次”、“附件一份”之类已经基本得到克服，但其他形式的不规范的标注方式，将公文的附件标注为：“附件：《××××》500份”这种形式，误将该附件的打印份数标注在此处了。《暂行办法》中有这样的规定：“公文如有附件，应当在正文之后机关名称之前，注明附件的名称和件数。”《办法》中新的规定是：“公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。”显然“名称和件数”已被明令废止，而以“名称和顺序”取代之作为规范化的标注方式。　 ¡       那么，规范的公文附件标注方式，在只有一种附件时为：附件：《××》。在有两种附件时为：附件：1.《××××》2.《××××》　　

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